Hoe reageer ik op een ticket?

Twee manieren

1. Via het portal

Open ticket → scroll naar onderen → reply-form → tekst typen + eventueel bijlage → "Verstuur reactie".

Reactie verschijnt direct in de thread. Ik krijg mail-notificatie.

2. Via mail-reply

Bij elke ticket-update krijg je een notificatie-mail. Reageer rechtstreeks op die mail — niet doorsturen naar een ander adres. Het portal koppelt automatisch:

✅ "Reply" op een ticket-mail → wordt nieuwe reactie in dezelfde thread.

❌ "Forward" naar hallo@ → wordt los ticket aangemaakt.

❌ Reply met andere onderwerpregel → blijft koppelen maar handig voor jezelf om het bij te houden.

> Werkt mail-reply niet zoals verwacht? Dit kan voor sommige email-clients lastig zijn. Gebruik dan het portal — werkt altijd.

Wat in een reply zetten

Bij vraag van mij

Antwoord op de specifieke vraag. Lange threads worden onleesbaar — houd het scope-vast.

Bij update op je kant

Sinds-status-update is er iets veranderd? Vermeld het. Bv:

• "Probleem is nu ook bij collega A en B"
• "Hebben sinds gisteren ook andere fout"
• "Niet meer urgent — workaround gevonden"

Bij nieuw probleem

Maak een nieuw ticket aan. Niet binnen bestaand ticket — wordt rommelig en moeilijk terugzoekbaar.

Bijlagen toevoegen aan een reactie

Reply-form heeft "Bestand toevoegen" knop. Tot 3 bijlagen per reactie, max 10 MB per stuk.

Voor screenshots: copy-paste in browser direct in tekst-veld werkt vaak ook (afhankelijk van browser).

Mention van anderen

Niet ingebouwd. Wil je dat een collega ook mee kan kijken? Twee opties:

• Geef die collega ook portal-toegang (vraag hierover via hallo@vectivo.nl)
• CC die persoon op je mail-reply (niet ideaal, maar werkt)

Notificaties

Je krijgt mail bij:

• Status-wijziging door mij
• Mijn reactie
• Wanneer ik een interne notitie maak: nee, dat krijg jij niet te zien

Geen mail-spam — alleen relevante events.